Datenschutzhinweise zur geschäftlichen Kommunikation und E-Mail-Verarbeitung

Wenn Sie per E-Mail Kontakt mit mir (Tobias Dolgener, Pathfinders Berlin e.K.) aufnehmen, verarbeite ich Ihre personenbezogenen Daten. Hier informiere ich Sie gemäß Art. 13 DSGVO über die Details, insbesondere über den Einsatz eines internen Assistenzsystems.

1 Verantwortlicher

Tobias Dolgener, Pathfinders Berlin e.K.
Akazienstraße 3A, 10823 Berlin

E-Mail: tobias@pathfinders.berlin

2 KI-gestützte E-Mail-Verarbeitung (Assistenzsystem „JAMES“)

Zur effizienten Bearbeitung meiner geschäftlichen Korrespondenz setze ich das interne Assistenzsystem „JAMES“ ein. Dieses System unterstützt mich bei der Sortierung von E-Mails, der Vorbereitung von Antwortentwürfen und der Kalenderverwaltung. Das System wird ausschließlich auf meinem Server betrieben und agiert nur auf meine ausdrückliche Anweisung.

Welche Daten werden verarbeitet?

Wenn Sie mir schreiben, erfasst das System automatisch Absender, Betreff und einen kurzen Vorschautext, um die E-Mail einzuordnen. Wenn ich das System anweise, einen Antwortentwurf vorzubereiten, verarbeitet es den Absender, den Betreff sowie den Volltext der E-Mail (ohne Dateianhänge).

Werden Entscheidungen automatisiert getroffen?

Nein. Das System trifft keine automatisierten Entscheidungen (Art. 22 DSGVO). Das Einordnen, Löschen oder Versenden von E-Mails erfolgt ausnahmslos erst nach meiner persönlichen, manuellen Freigabe.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für den Einsatz dieses Assistenzsystems ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse liegt in der effizienten, zeitnahen und strukturierten Bearbeitung von Geschäftsanfragen und der Büroorganisation.

Empfänger / Auftragsverarbeiter

Das Assistenzsystem läuft auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Für die Analyse der Texte und das Generieren von Entwürfen wird die API des Sprachmodells „Claude“ des Anbieters Anthropic (Anthropic Ireland Limited / USA) genutzt. Die E-Mail-Postfächer selbst werden über Google Workspace (Google Ireland Ltd.) betrieben. Mit allen Anbietern bestehen rechtskonforme Verträge zur Auftragsverarbeitung. Datenübermittlungen in die USA sind durch das EU-US Data Privacy Framework bzw. EU-Standardvertragsklauseln abgesichert.

3 Speicherdauer

Ihre E-Mails verbleiben in meinem regulären E-Mail-Postfach, solange dies für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z.B. 6 bis 10 Jahre nach HGB/AO für Handelsbriefe) bestehen. Die im Assistenzsystem (Datenbank) zwischengespeicherten Daten (Einordnungen, Textauszüge, Antwortentwürfe) werden nach 3 Monaten automatisch gelöscht.

4 Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich hierzu an die oben genannte E-Mail-Adresse. Zudem haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.